Direkte til indholdet
Gå til forsiden

Referat fra den 27. oktober 2020

 

Referat fra den 27. oktober 2020

PU møde 27. oktober 2020 - d. 27-10-2020 kl. 15:30 til 17:00

Deltagere: Skads Provstiudvalg

MødepunktReferat
1 - Kvartalsrapport PUK og beholdningsoversigt 30. september 2020

Kvartalsoversigt og oversigt over beholdninger, ultimo 3. kvartal er vedlagt.

Det indstilles til Provstiudvalget, at rapporteringen tages til efterretning.

Sager:
Kvartalsrapporter, Provsti og Menighedsrådene 3. kvt 2020 - Skads provsti (2020 - 29896)

Bilag:
Kvartalsrapport PUK og beholdningsoversigt 3. kvt. 2020, Kvartalsrapport PUK mv., 3. kvt. 2020 og beholdningsoversigt
Indstillingen tiltrådt.
2 - Provstiets behandling af revisionbemærkninger og menighedsrådenes behandling heraf

I følge tidsplanen/årshjulet skal Provstiudvalget hvert år senest d. 15. november behandle revisionsbemærkninger med tilhørende menighedsrådsbemærkninger. Provstiets behandling er sket på grundlag af menighedsrådenes overførsel af beslutningsprotokoller senest d. 15. oktober.

Det indstilles til provstiudvalget, at der tages stilling til de indkomne bemærkninger i revisionspåtegningerne inklusiv meningsrådenes svar derpå.

Sager:
Revisionsprotokollater i regnskab 2019 - kirkekasser - Skads Provsti (2020 - 30446)

Bilag:
Bemærkninger m.v. i Revisionspåtegninger til menighedsråds regnskaber 2019, 20201022151425256
Provstiudvalget slutter op om de af revisionen angivne bemærkninger og anbefalinger, idet det særligt bemærkes, at

- Gaver er fortsat et gennemgåede tema i revisionspåtegningerne. 2 repræsentanter fra Skads provstiudvalg og 2 repræsentanter fra Domprovstiet udarbejder efter aftale snarest muligt retningslinjer for udgifter til gaver i de to provstier.

- Menighedsråds given gavekort bør ubetinget undgåes,

- Om tilbud: Det er uheldigt hvis/når der ikke er dokumentation for indhentede tilbud, jf. Provstiets regler om indhentelse af tilbud. Tilbud bør- som andre økonomiske bilag - arkiveres i fem år efter tilbuddets datering
3 - Arrangementer for nyvalgte Menighedsrådsmedlemmer

I januar 2017 holdtes 3 orienteringsmøder, målrettet menighedsrådsmedlemmer med særlige hverv.

Beslutning herom og dagsordener for disse møderne er vedlagt dagsordenen.

Provstiet foreslår som nyt, at kirkekassererkontoret dette år inddrages til at kunne fortælle hvordan de indgår i arbejdsgangene omkring især økonomiopgaverne og kontaktpersonernes opgaver.

Med udgangspunkt i møderækken fra sidste for 4 år siden foreslås drøftet hvor mange møder der ønskes afholdt, om kirkekassererkontoret ønskes at deltage og planlagte datoer for møderne der - efter 1. søndag i advent - meldes ud til de nye menighedsråd.

Sager:
Eventuelle Aktiviteter til hjælp for kommende nye Menighedsråd - introducerende møder på provstiniveau (2020 - 28992)

Bilag:
Hjælp til Menighedsråd efter valget - introducerende møde ( - det blev gjort sidste gang), Møder som hjælp for kommende menighedsråd
Der planlægges med informationsmøder for:
1) Menighedsrådsformænd og Næstformænd,
2) Kontaktpersoner og
3) Kasserere, kirkeværger samt formænd for præsteboligudvalg og formænd for kirkegårdsudvalg.

Møderne forventes at blive efter samme skabelon som sidst inklusiv vægt på netværksdannelser.
Som nyt på møderne vil Kirkekassererkontoret deltage på møderne med indlæg om samspillet med de tilsluttede Menighedsråd.
Der er på grund af Coronasituationen endnu ikke fundet datoer for informationsmøderne
4 - Mødetidsplan - PU møder 2021

Udkast til mødetidsplan vedlægges til en foreløbig drøftelse/koordinering i forhold til medlemmernes kalendere.

Sager:
Mødetidsplan - Provstiudvalget 2021 - Skads Provsti (2020 - 30451)

Bilag:
Mødetidsplan PU møder - udkast, 20201022160441987
Tidsplan godkendt.
Mødetidsplanen lægges på hjemmesiden.
5 - Fremskrivning af takster i Gias med 0,5% for året 2021

Jf. vedlagte fra GIAS opskrives GIastaksterne med +0,5 procent pr. 1. januar 2021.

Sager:
Ajourføring af takster i GIAS - årlige stigninger fra 2019 (2019 - 27806)

Bilag:
Fremskrivning af takster for året 2021 i GIAS, ATT77668, ATT96365
Fremskrivningen taget til efterretning
6 - Synsrapporter - Gjesing sogn

Synsrapporter fra Gjesing Kirke og en præstebolig er vedlagt.

Sager:
Kirkesyn diverse kirker i Skads Provsti - 2020 (2020 - 13374)
Kirkesyn diverse kirker i Skads Provsti - 2020 (2020 - 13374)

Bilag:
Synsrapport på Gjesing Kirke, SKM_C36820092813130, ATT00001, Synsrapport præstebolig, Lundebakken - Gjesing Sogn., SKM_C36820101912090
7 - Synsrapporter - kirkerne på Fanø

Synsrapport fra kirker og præstegårde på Fanø er vedlagt.

Sager:
Kirkesyn diverse kirker i Skads Provsti - 2020 (2020 - 13374)

Bilag:
Syn - kirkerne på Fanø, Dagsorden samt syn- kirkerne på Fanø_001, Picture (Device Independent Bitmap)
2020 - 28535 - Skads Provsti – Møder 27-10-2020, 15:30
 
Skads provsti, Skovvej 2, 6700 Esbjerg , Tlf: 76 12 12 92, Email: skads.provsti(a)km.dk