Referat fra den 2. december 2020
Referat fra den 2. december 2020
PU møde 2. december 2020 i lokale i Treenighedskirken, Grådybet. - d. 02-12-2020 kl. 15:30 til 17:00
Deltagere: Skads Provstiudvalg
| Mødepunkt | Referat |
| 1 - Gaveregulativ til Skads provstiudvalgs godkendelse Af et udvalg, bestående af 2 medlemmer fra hvert af provstiudvalgene i Skads provsti og Ribe domprovsti er udarbejdet udkast til fælles gaveregulativ, gældende for kirkekasserne og for provstiudvalgskasserne. Udkast til fælles regulativ er vedlagt. Med forbehold for Ribe Domprovstiudvalgs tilsvarende godkendelse indstilles det til provstiudvalget, at det fælles regulativ godkendes og udsendes til Menighedsrådene og til provstiets revisor. Sager: Arbejde med gaveregulativ - udvalg med provstiudvalgsmedlemmer fra de 2 provstiudvalg (2020 - 9113) Bilag: Gaveregulativ til Skads provstiudvalgs godkendelse i december 2020, Gaveregulativ for Ribe Domprovsti og Skads Provsti | Sagen drøftet og udsat. |
| 2 - Tidsplan 2021: Fællesmøde med biskoppen og 3 orienteringsmøder for menighedsrådsmedlemmer med hverv Ribe stift foreslår, at fællesmøde med Biskoppen sker i forbindelse med PU mødet i februar. Revisionen har givet tilsagn om deltagelse i enten budgetformøde eller budgetsamråd - afhængigt af coronasituationen. På grund af usikkerhed om coronasituationen - blev der på sidste Provstiudvalgsmøde ikke fastlagt 3 orienteringsmøder for Menighedsrådsmedlemmer med hverv. Det indstilles til Provstiudvalget: - at møde med Biskoppen som en del af PU mødet i februar godkendes og ønsker til dagsordenspunkter oplistes, at det drøftes, om der nu skal fastlægges og udmeldes tidspunkter for 3 orienteringsmøder. Sager: Mødetidsplan - Provstiudvalget 2021 - Skads Provsti (2020 - 30451) Mødetidsplan - Provstiudvalget 2021 - Skads Provsti (2020 - 30451) Mødetidsplan - Provstiudvalget 2021 - Skads Provsti (2020 - 30451) Mødetidsplan - Provstiudvalget 2021 - Skads Provsti (2020 - 30451) Bilag: Dato for Biskoppens ( mv.) deltagels provstiudvalgsmøde i Skads provsti 242, 15.30, Re Tidsreservationer tirsdag d. 4. maj og tirsdag d. 31. august 2021 - Regnskabsbemærkninger vedr. menighedsråd i Skads Provsti, generel del, Om Datoer, Om bl.a. de 3 informationsmøder (-udmelsing til menighedsråd efter Pu mødet 27.oktober 2020), 20201130134727281 | Mødet med biskoppen afholdes som foreslået. Til behandling på næste provstiudvalgsmøde fremsender udvalgsmedlemmerne eventuelle forslag til dagsordenspunkter. De indkomne forslag drøftes på Provstiudvalgets møde i januar 2021. Der inviteres til 3 fællesmøder for "menighedsrådsmedlemmer med hverv" på datoerne - 25. januar 2021, kl. 16.30 for Formænd og Næstformænd, - 1. februar 2021, kl. 16.30 for Kontaktpersoner, - 8. februar 2021, kl. 16.30 for Kasserere og Kirkeværger, formænd for præsteboligudvalg og formænd for kirkegårdsudvalg. |
| 3 - Maling af kirkens inventar - ansøgning fra Tjæreborg Menighedsråd om fravigelse af regel om flere tilbud Sagen er beskrevet i mail fra Tjæreborg Menighedsråd. Det indstilles til Provstiudvalget at det drøftes: om der skal gives Tjæreborg Menighedsråd den ønskede dispensation fra krav om tilbud fra 2 særligt kvalificerede malere. Sager: Skads provstis regler om udbud (2020 - 34396) Skads provstis regler om udbud (2020 - 34396) Bilag: Maling af kirkens inventar | Johannes Sidelmann erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Der dispenseres ikke fra kravet |
| 4 - Ansøgning fra Fanø Menighedsråd om at måtte bruge lokal tømrermester som bygningssagkyndig ved syn hvert 4. år. Fanø Menighedsråd ansøger om, at den lokale tømrermester kan deltage i provstesynet hvert 4. år og samtidigt give tilbud på arbejdet. Sagen indstilles drøftet med henblik på individuel afgørelse. Sager: Forespørgsel fra Fanø Menighedsråd (2020 - 31096) Skads provstis regler om udbud (2020 - 34396) Bilag: til næste pu møde, Delreferat fra møde PU møde 13. november 2018 i menighedslokale ved Kvaglund Kirke, Kvaglundparken 18, 6705 Esbjerg{F2#1224388#1#1224386#4}, Ansøgning fra Fanø Menighedsråd om at måtte bruge lokal tømrermester som bygningssagkyndig ved syn hvert 4. år., Delreferat fra møde PU møde 13. november 2018 i menighedslokale ved Kvaglund Kirke, Kvaglundparken 18, 6705 Esbjerg{F2#1224388#1#1224386#4} | Freddy Christensen erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Det ønskede tillades. |
| 5 - Kirkegårdsvedtægt for kirkegårdene på Fanø Fanø Menighedsråds forslag til tilrettet kirkegårdsvedtægt vedlægges. Det indstilles til Provstiudvalget, at vedtægten godkendes. Sager: Vedtægt - Kirkegårdene på Fanø - ændring i 2020 (2020 - 32320) Bilag: SV Tilrettede vedtægter - Kirkegårdene på Fanø., Vedtægter Fanø kirkegårde | Freddy Christensen erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. |
| 6 - Guldager Menighedsråd, sag vedrørende Kirkeistandsættelsesordningen. Afslag fra Kirkeministeriet er vedlagt. Det indstilles til Provstiudvalget, at Provsten bemyndiges til med anbefaling at videresende kommende hastende projektmateriale til godkendelsesmyndigheden Ribe stifts videre behandling. Sager: Kirkeistandsættelsesordningen Guldager Kirke - midler til restaurering af kirkeinventar - Skads provsti (2019 - 34474) Bilag: Aktdokument, Afslagsbrev til Guldager Menighedsråd vedr. Kirkeistandsættelsesordningen 2020 | Erik Nielsen erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. |
| 7 - Hjerting menighedsråd ønsker at købe jordstykke Hjerting Menighedsråd har mulighed for at erhverve jordstykke til udvidelse af kirkegården, jævnfør vedlagte. Menighedsrådet har ikke mulighed for selv at finansiere grundkøbet. Ønsket har ikke været rejst ved budgetlægningen 2021, men vil i følge gældende procedure kunne rejses som ønske ved budgetlægningen 2022. Det vil ikke være lovligt at anvende 5% midler til formålet - og eneste tilbageværende hurtige finansieringsmulighed synes at være låneoptagelse. Det indstilles til Provstiudvalget, at det meddeles Menighedsrådet, at ønsket henvises til budgetlægningen 2022. Sager: Hjerting Menighedsråd ønsker at købe grundstykke til udvidelse af kirkegård (2020 - 31825) Hjerting Menighedsråd ønsker at købe grundstykke til udvidelse af kirkegård (2020 - 31825) Bilag: Evt. køb af jordstykke, matrikelkort, SV Kontakt til provstiet | Kræn Christensen erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Provstiudvalget finder det vigtigt, at der afklares et tilstrækkeligt planlægningsgrundlag før ændringen vil kunne realiseres. Der findes således f.eks. en gældende lokalplan nr. 423 for området fra 2001, som har til formål "at skabe den planlægningsmæssige baggrund for, at der kan opføres en præstebolig i tilknytning til kirken og samtidigt justere skel og dige mod kirkegården til mere hensigtsmæssige afgrænsninger. Provstiudvalget er sindet at støtte menighedsrådets ønske om en nødvendig udvidelse af kirkegården, forudsat der tilvejebringes godkendelse af den ønskede ændring. Menighedsrådet har dermed mulighed for f.eks. at kunne indgå betinget købsaftale. Vejen til at fremskaffe midler til formålet er ønske ved årlig budgetlægning. |
| 8 - Istandsættelse af Bryndum Kirke - Menighedsrådet ønsker drøftelse med Provstiudvalget om udskydelse af renovering af Bryndum Kirke Bryndum - Vester Nebel sogns menighedsråd ønsker en drøftelse med provstiudvalget på grundlag af en række argumenter for, at istandsættelsen af Bryndum Kirke ikke bør udsættes i længere tid, men igangsættes snarest. Der har været afholdt provstesyn af bygningerne i 2020 i Bryndum Vester Nebel. Sammenfatning fra budgetlægningen 2021 for menighedsrådet samt et kort notat om årets syn er vedlagt dagsordenen. Provstiets byggesagkyndige deltog i forårets syn og er inddraget i vurdering af spørgsmålet, om der i det fremsendte materiale er nyt grundlag, der væsentligt overskygger den tidligere besluttede udskydelse af renoveringen til opstart senere end 2021. Tilbagemelding fra provstiets byggesagkyndige forelægges på mødet. Det indstilles til Provstiudvalget, at sagen drøftes og at der tages stilling til Menighedsrådets ønske om at drøfte sagen. Sager: Istandsættelse af Bryndum Kirke - sag ønskes forelagt for Provstiudvalget. (2020 - 30669) Istandsættelse af Bryndum Kirke - sag ønskes forelagt for Provstiudvalget. (2020 - 30669) Bilag: Istandsættelse af Bryndum Kirke, Brev til provsti med argumenter for et møde, 19102020_Budget_Restaurering af Bryndum kirke, 19102020_Budget_Restaurering af Bryndum kirketårn, Bryndum kirke Historisk inventar_Nationalmuseet, Bryndum kirke kalkmalerier 2012-019239, Bryndum kirke Kalkningstjeneste, Bryndum og Vester Nebel kirke varmeanlæg, Byggesagsnotat BN01 26.08.2016, Fakta ark fra budgetlægningen 2021, Bryndum Vester Nebel samt kortfattet om syn i foråret 2020, 20201125121905031 | Sagen drøftet. Menighedsrådets ønske om et møde med Provstiudvalget og provstiets byggesagkyndige søges fastlagt i marts måned 2021. |
| 9 - Bryndum - Vester Nebel projekt og finansiering, fjernelse af bænke i Vester Nebel kirke Menighedsrådet ønsker at fjerne bænke i kirken for at bedre adgangsforhold i Vester Nebel kirke. Sagen har været på konsulentrunde, hvor den foreslåede mulighed blev drøftet. Stiftsøvrigheden er godkendelsesmyndighed i sagen. Menighedsrådet anviser finansiering på 106.750 kr. til formålet ved mulig hensættelse på en særlig frie middelkonto i forbindelse med regnskabsafslutningen 2020. Det indstilles til Provstiudvalget at projektet anbefales og hensættelsen til finansieringen godkendes. Sager: Skads Provsti - Byggesag - Vester Nebel Kirke - Bryndum-Vester Nebel Sognes Menighedsråd - Kirkebygning (2020 - 33958) Skads Provsti - Byggesag - Vester Nebel Kirke - Bryndum-Vester Nebel Sognes Menighedsråd - Kirkebygning (2020 - 33958) Bilag: Aktdokument, Opsummering af indberetning, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening, Overførsel til særlig frie middelkonto - BVN fjernelse af 2 bænke F2 2020 - 33958, 20201125103324477 | Indstillingen tiltrådt. |
| 10 - Ansøgning fra Treenighedskirken om frigivelse af midler fra sognets kunstkonto Treenigheds sogns menighedsråd ansøger om tilladelse til at anvende på 59.922,40 kr. som står på sognets kunstkonto. Beløbet ønskes anvendt til delvis finansiering af granitbænk med indgraverede ord. Det formodes, at restbeløbet på 57.979,60 kr. i givet fald vil ende som en udgift, finansieret af Menighedsrådets driftsmidler i 2020. Det bemærkes, at menighedsrådets sidst opgjorte frie midler ved regnskab 2019 var på -57.399 kr. Ved opgørelsen af disse negative frie midler er "på forhånd" indarbejdet konsekvensen af, at menighedsrådet allerede ved udgangen af regnskab havde regnskabsdisponeret 218.000 kr. til den fremtidige betaling af feriepenge i 2021. Der er derfor lignet midler i 2020, som må fromodes at ende som frie midler. Det indstilles til Provstiudvalget, at det ansøgte beløb fra kunstkontoen frigives til formålet. Sager: Ansøgning om frigivelse af midler fra sognets kunstkonto - Treeninghedskirken (2020 - 33817) Bilag: Ansøgning om frigivelse af midler fra sognets kunstkonto, 2020_Ansøgning_frigivelse_kunstfond, Picture (Device Independent Bitmap) | Peter Hundebøll erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. |
| 11 - Installation af højttaleranlæg Treenighedskirken. Der er i budgetlægningen 2020 tildelt anlægsmidler til Treenighedskirken til udskiftning af højttaleranlæg. Anlægget er med en udgift på 204.935 kr. ca. 90.000 kr. dyrere end forventet. Menighedsrådet ansøger om at måtte finansiere differencebeløbet af egne midler. Det bemærkes, at menighedsrådets sidst opgjorte frie midler ved regnskab 2019 var på -57.399 kr. Ved opgørelsen af disse negative frie midler er "på forhånd" indarbejdet konsekvensen af, at menighedsrådet allerede ved udgangen af regnskab havde regnskabsdisponeret 218.000 kr. til den fremtidige betaling af feriepenge i 2021. Der er derfor lignet midler i 2020, som må formodes at ende som frie midler. Det indstilles til Provstiudvalget, at ansøgningen imødekommes. Sager: Højttaleranlæg i Treenighedskirken - merudgift i 2020 af frie midler (2020 - 34310) Bilag: Installation af højttaleranlæg kan nu færdigmeldes, 2020_Skads Provsti Højtaleranlæg færdig_, Picture (Device Independent Bitmap) | Peter Hundebøll erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. |
| 12 - Trenighedskirken - ønske om anvendelse af ligningsmidler til ny fordør, genbehandling af sag Sagen blev udsat på provstiudvalgets møde d. 16. juni 2020, idet lovligheden heraf skulle søges afklaret med revisionen. Der er ikke fremkommet svar fra revisionen. Der ses ikke oplyst akut hastende forhold i sagen. Sidste retvisende opgørelse udviste frie midler på - 57.398 kr. men hvor der samtidigt var disponeret de 218.000 kr. til særlig frie middel konto til betaling af feriepengeforpligtelsen. Modsat er der i de 2 foregående sager allerede afholdt udgifter ud over tidligere bevilgede midler. Der er derfor lignet midler i 2020, som må formodes at ende som frie midler. Det indstilles til Provstiudvalget at sagen - uanset formodningen om til rådighed værende midler - udsættes til efter regnskabsafslutningen, hvor omfanget af de frie midler er præcist identificeret, jævnfør tidligere praksis med kun at bevilge midlers anvendelse når de er præcist identificeret med et fast grundlag i forbindelse med regnskabsafslutningen. Sager: Anvendelse af ligningsmidler til ny fordør i sognehuset ved Treenigehdskirken (2020 - 18207) Bilag: Trenighedskirken - anvendelse af ligningsmidler til ny fordør, genbehandling af sag, 20201125144656240 | Peter Hundebøll erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. Til Menighedsrådet bemærkes, at sagen kan genoptages ved fornyet ansøgning om finansiering efter afslutning af årsregnskabet. |
| 13 - Ansøgning om lov til at bruge frie midler - Grundtvigskirken Der ses ikke oplyst akut hastende forhold i sagen. Sidste retvisende opgørelse udviste frie midler på 74.160 kr., men hvor der samtidigt var forhåndsdisponeret 227.000 kr. til særlig frie middel konto til formål betaling af feriepengeforpligtelsen. Der er derfor lignet midler i 2020, som må formodes at ende som frie midler. Det indstilles til Provstiudvalget at sagen - uanset formodningen om til rådighed værende midler ved regnskabsafslutning - udsættes til efter regnskabsafslutningen, hvor omfanget af de frie midler er præcist identificeret, jævnfør tidligere praksis med kun at bevilge midlers anvendelse når de er disponeret til en frie middel konto i forbindelse med regnskabsafslutningen. Sager: Ansøgning - Frie midler ( nuværende og forventet femtidige) til loft og lamper - Grundtvigskirken (2020 - 33815) Bilag: Ansøgning om lov til at bruge frie midler - Grundtvigskirken, Casper Dall, Erik Andersen - side 1, Erik Andersen - side 2, Ansøgning til Skads Provsti - lamper og loft lokale 1 og 2, ATT25346 | Indstillingen tiltrådt. Til Menighedsrådet bemærkes, at sagen kan genoptages ved fornyet ansøgning om finansiering efter afslutning af årsregnskabet. |
| 2020 - 31095 - Skads Provsti – Møder 02-12-2020, 15:30 |
Skads Provsti, Skovvej 2, 6700 Esbjerg , Tlf: 51 72 12 92, Email: skads.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21283843 - EAN nr.: 5798000857926
CVR nr.: 21283843 - EAN nr.: 5798000857926