Referat fra den 7. december 2021
Referat fra den 7. december 2021
PU møde 7. december 2021 - d. 07-12-2021 kl. 15:30 til 17:00
Deltagere: Skads Provstiudvalg
Afbud: Orla Fielsø
| Mødepunkt | Referat |
| 1 - Forretningsorden for Skads Provstiudvalg. På provstiudvalgsmødet d. 9. november 2021 blev behandlet sag om forretningsorden for det nye provstiudvalg. Forslaget til den ny forretningsorden indeholder en ny bemærkning om, at provsten er tegningsberettiget for Skads Provsti. Denne sætning er indarbejdet i et forsøg på at gøre fremtidig kommunikation med pengeinstitutter nemmere, når de ønsker at få papirer, der fastlægger tegningsberettigelsen som forudsætning for forretningssamarbejdet. Sagen genforelægges fordi der i § 11 står, at "Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære provstiudvalgsmøder". Det indstilles til Provstiudvalget, at forretningsordenen godkendes. Sager: Forretningsorden for Skads provstiudvalg november 2021 - 2025 (2021 - 30144) Bilag: Materaiale - genbehandling af sag om forretningsorden for Skads Provstiudvalg., Forretningsorden for Skads Provstiudvalg, dateret 7. december 2021, Referat af sag 9. november 2021 om forretningsorden for Skads Provstiudval | Indstillingen tiltrådt. |
| 2 - Ribe Stifts godkendelse af provstiudvalgsregnskab for Skads provsti 2020. Regnskabsprocessen er nu nået dertil, at Ribe Stift godkender regnskabet for provstiudvalgskassen. Det er sket ved brev af 9. november, hvor Ribe Stift "forventer, at provstiudvalget foretager sig det nødvendige, jf. punkt 6 om frie midler, punkt 7 om anbringelse af provstiudvalgets midler og punkterne 16-20 om manglende funktionsadskillelse". Hertil bemærkes følgende: Punkt 6: "Provstiudvalgets kassebeholdning/frie midler (ca. 645.000 kr.) anses som for store". Hertil bemærkes, at ja, de frie midler er særligt store med udgangen af 2020. Af de 645.000 kr. er ca. 370.000 kr. opstået i løbet af driftssåret 2020. Der er siden regnskab 2020 af Provstiudvalget på møde d. 12. oktober 2021 besluttet en ikke budgetteret midlertidig personaleudvidelse - som en del af generationsskifte på provstikontoret - med foreløbigt anslået økonomikonsekvens op til 5- 600.000 kr. Dette forventes at få driftsmæssig betydning i 2021 og 2022. Dette vil - sammen med andre ændringer til da - komme til at indgå i vurderingen i sommeren 2022 af, hvad der bør foreslås som reduceret årsligning til pukkassen i 2023. Punkt 7: "Anbringelse af Provstiudvalgets midler - var ikke forskriftsmæssigt behandlet af Provstiudvalget". I forbindelse med netop afholdt beholdningseftersyn blev der for revisionen forevist provstiudvalgets behandling af regnskabssagen, som indeholder den foreskrevne årlige stillingtagen. Derefter anerkendte revisionen straks, at bemærkningen ikke er berettiget. Der er derfor intet fornødent at gøre. Punkt 16-20 "Manglende funktionsadskillelse". Om den manglende funktionsadskillelse bemærkes, at der synes tale om standardbemærkninger, som er på linje med sidste års bemærkning. I øvrigt kan det bemærkes, at økonomifunktionen for PUK Kassen i provstiet er delt, således at kirkekassererkontoret - og ikke provstisekretæren - varetager personale- og lønopgaver vedrørende bl.a. provstisekretæren. Derved mindskes risikoen for svig. Bemærkningen om, at enefuldmagter for provst og provstisekretær til provstiets bankkonti bør erstattes af 2 fuldmagter i forening, er også tidligere drøftet. Forslaget findes af Provsten at være en unødig ekstra arbejdsopgave i lyset af det tætte daglige samarbejde mellem provst og provstisekretær. Det indstilles til Provstiudvalget, at Ribe Stifts forventninger om at foretage sig det fornødne i forlængelse af revisionsbemærkningerne - med ovenstående bemærkninger betragtes som opfyldte. Sager: Revisionsprotokollater i regnskab 2019 - kirkekasser - Skads Provsti (2020 - 30446) Regnskab beholdningseftersyn mv. - Pukkassen 2020 - Skads Provstki (2020 - 30887) Regnskab beholdningseftersyn mv. - Pukkassen 2020 - Skads Provstki (2020 - 30887) Bilag: Revisionsprotokollat anbringelse af provstiudvalgets midler - bemærkning ikke berettiget., Ribe Stifts godkendelse af provstiudvalgsregnskab 2020, 20211122145325487, Revisionsprotokollat - til provstiudvalgskassen i Skads - 2020, 20211123140419948 | Indstillingen tiltrådt. |
| 3 - Opsamlingsfil - 3. kvartals rapporter 2021 - Menighedsråd i Skads provsti Kvartalsrapporter for menighedsrådenes økonomi efter 3. kvartal 2021 er vedlagt. Det indstilles tril Provstiudvalget, at rapporteringen tages til efterretning. Sager: Kvartalsrapporter 3. kvartal 2021 - Menighedsråd og Provstiudvalg - Skads Provsti (2021 - 29237) Bilag: Opsamlingsfil - 3. kvartals rapporter 2021 - Menighedsråd i Skads provsti, Opsamlingsfil - 3. kvartal- rapporter 2021 Menighedsråd | Indstillingen tiltrådt. |
| 4 - Ansøgning om anvendelse af en del af overskydende beløb af sceneombygning Treenigheds sogns menighedsråd konstaterer, at der på projekt for ombygning af scene- til depotrum er en mindreudgift på 162.684 kr. Af denne mindreudgift ansøges der om at måtte anvende 40.000 kr. til at kunne udskifte ca. 80 hynder i kirkerummet. Anlægsbevillinger er i følge generelle regler bundet til anvendelse til det formål, provstiudvalget har bestemt. Det indstilles til provstiudvalget, at menighedsrådet tillades at flytte 40.000 kr. fra anlægsprojektet, så udgiften kan afholdes over driftsbudgettet. Sager: Ansøgning om anvendelse af en del af overskydende beløb af sceneombygning (2021 - 32332) Bilag: Ansøgning om anvendelse af en del af overskydende beløb af sceneombygning, SkadsProvsti_ansøgning_20211116, Picture (Device Independent Bitmap) | Peter Hundebøll erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. |
| 5 - Ansøgning fra Grundtvigs sogn om bevilling på 65.000 kr. af frie midler til renovering af AV Anlæg Grundtvigs menighedsråd ansøger om tilladelse til at anvende 65.000 kr. af frie midler til renovering af Grundtvigskirkens Av- anlæg. Menighedsrådets frie midler udgjorde ultimo 2020 716.641,47 kr. Der er indhentet 2 tilbud på anlægget. Det indstilles til Provstiudvalget, at der gives tilladelse til anvendelse af 65.000 kr. af de frie midler til formålet Sager: Ansøgning - Grundtvigs sogn - bevilling 65.000 kr. af frie midler - renovering af AV Anlæg (2021 - 33349) Bilag: Ansøgning Grundtvigs sogn om bevilling på 65.000 kr. af frie midler til renovering af AV Anlæg, 20211202140430143 | Indstillingen tiltrådt. |
| 2021 - 32186 - Skads Provsti – Møder 07-12-2021, 15:30 |
Skads Provsti, Skovvej 2, 6700 Esbjerg , Tlf: 51 72 12 92, Email: skads.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21283843 - EAN nr.: 5798000857926
CVR nr.: 21283843 - EAN nr.: 5798000857926