Referat fra den 16. juni 2020
Referat fra den 16. juni 2020
PU møde 16. juni 2020 i Konfirmandlokalet, Treenighedskirken, indgang fra Grådybet. - d. 16-06-2020 kl. 15:30 til 17:30
Deltagere: Skads Provstiudvalg
De planlagte Provstiudvalgsmøder d. 17. marts, 14. april og 12. maj 2020 aflystes på grund af coronasituationen.
| Mødepunkt | Referat |
| 1 - Aflysning af biskoppens deltagelse ved provstiudvalgsmøde den 16. juni 2020 Biskoppen har aflyst den planlagte deltagelse på dette provstiudvalgsmøde og efterspørger forslag til en ny dato til mødet. Der er - ud over provstiudvalgsmøde kl. 15 med budget og efterfølgende budgetsamråd d. 25. august kl. 17 - planlagt provstiudvalgsmøder tirsdagene 29. september og 27. oktober, men hvor Biskoppens kalender ikke åbner mulighed for at kunne deltage. Derfor foreslås fastlagt onsdag d. 2. december 2020 kl. 15.30, hvor biskoppens kalender åbner mulighed for deltagelse - og hvor der i forvejen er planlagt provstiudvalgsmøde. Det indstilles til Provstiudvalget, at der meldes tilbage med datoen 2. december, kl. 15.30 for møde med Biskoppen og stiftskontorchefen og at det udskydes til provstiudvalgsmødet 27. oktober 2020 at drøfte, om der ønskes særlige punkter på dagordenen til mødet med Biskoppen og stiftskontorchefen. | Indstillingen tiltrådt. |
| 2 - Kvartalsrapport PUK, 31. marts 2020. Kvartalsrapport og oversigt over beholdninger ultimo 1. kvartal 2020 er vedlagt. Det indstilles til Provstiudvalget, at rapporteringen tages til efterretning. Sager: Kvartalsrapporter 1. kvartal 2020 - Skads provsti (2020 - 12602) Kvartalsrapporter 1. kvartal 2020 - Skads provsti (2020 - 12602) Bilag: Kvartalsrapport 2020, 2020- Beholdninger på bankkonti og tilgodehavender | Indstillingen tiltrådt. |
| 3 - Kvartalsrapporter - 1. kvartal 2020 - Menighedsråd i Skads provsti Til orientering vedlægges oversigt over kvartalsrapporter ultimo 1. kvartal fra menighedsrådene. Det indstilles til Provstiudvalget, at orienteringen tages til efterretning. Sager: Kvartalsrapporter 1. kvartal 2020 - Skads provsti (2020 - 12602) Bilag: Kvartalsrapporter - 1. kvartal- rapporter 2020 - menighedsråd i Skads provsti, Opsamlingsfil - 1. kvartal- rapporter 2020 Menighedsråd | Indstillingen tiltrådt. |
| 4 - Regnskab 2019 Puk, midler på konti ultimo 2019 og årlig stillingtagen til placering af midler Regnskab for PUK kassen 2019 skal godkendes senest d. 1. april, men godkendelsen har på grund af Coronasituationen måttet afvente til dette møde i juni 2020. Årsregnskabet viser med et resultat af drift på 12.014 kr. en næsten balance mellem indtægter og driftsudgifter. Der er på en særlig frie middel konto 741151 regnskabsdisponeret 53.938,26 kr. - svarende til et års ferieopsparingsmidler - til at kunne udbetales til " Lønmodtagernes feriemidler" i 2021. Provstiets midler er i konsekvens deraf nedskrevet med netto 41.923,85 kr. i forhold til året før til at udgøre 268.548,050 kr. ultimo 2019. 5% midler for Esbjergs ligningsområde udgør ved årsskiftet 1.809.947,32 kr. 5% midlerne for Fanøs ligningsområde udgør ved årsskiftet 64.547,39 kr. Provstiudvalget besluttede d. 3. oktober 2016, at den årlige genovervejelse af placering af midler mest hensigtsmæssigt sker i forbindelse med godkendelse af regnskaber. Der er vedlagt en oversigt med afstemning af beholdninger og fordeling af midler på pengeinstitutter. Der er konti tilgængelige i 3 pengeinstitutter, idet Fanø Sparekasse har opgjort og afsluttet den konto, der var der. Det indstilles til Provstiudvalget, at årsregnskabet for PUKkassen inklusiv biregnskab for RAMS godkendes og videresendes til revisionens videre behandling, at den nuværende placering af midler drøftes. Sager: Regnskab PUK kasse 2019 - Skads Provsti (2020 - 7247) Bilag: Årsregnskab PUK 2019, Beholdninger Bankkonti og midler fordelt på pengeinstitutter | Indstillingen tiltrådt - placering af midler fastholdes. |
| 5 - Revisionsbemærkninger 2018 Sagen har sidst været behandlet på Provstiudvalgets møde d. 14. januar 2020 Følgende punkter fremstår efter møder med revisor og Ribe Domprovstis provstiudvalg som sager til at arbejde vide med: A. At give gavekort bør ubetinget undgåes, B. Risikofor Fejl og Svig: Revisionen vil fremsende gode eksempler og deltage i møder med menighedsrådene - var planlagt til budgetformødet, som aflystes på grund af Coronasituationen C. Gaver: Provstiudvalgene i Ribe Domprovsti og Skads provsti har besluttet at arbejde videre med fælles gaveretningslinjer, jf. andet punkt på dagsordenen. Det indstilles til Provstiudvalget, at den videre kommunikation til menighedsrådene afventer arbejdet med fælles gaveregulativ. | Indstillingen tiltrådt. |
| 6 - Orgelprojekt - Grundtvigskirken Grundtvigs sogns Menighedsråd har før coronanedlukningen fremsendt 4 orgelprojekter. De 3 første af disse projekter er alle vedligeholdelsesprojekter - med indbygning af nyt setzeranlæg, rensning af hoved- svelle- og cornetværket samt udskiftning af bælgskinet i alle 5 vindlader til i alt 431.621,44 kr. inklusiv moms. Der foreligger anbefalende skrivelse fra orgelkonsulenten. Der er siden fra menighedsrådet fremsendt nødråd om hastebehandlingen af disse 3 sager, idet setzersystemet nu er stået af og skinet på alle bælgene er smuldret væk. Der er desuden sammenhæng mellem de 3 vedligeholdelsesprojekter. Disse 3 vedligeholdelsesprojekter foreslås finansieret af ikke længere aktuel bevilling til kloakseparering på 590.000 kr., idet Esbjerg Kommune nu har udskudt kloaksepareringen, der vedrører Grundtvigskirken til et meget senere tidspunkt. Provstiet har på baggrund heraf administrativt - dispenseret fra provstiudvalgets politisk med at der altid skal indhentes mindst 2 tilbud når arbejdet beløber sig til mere end 50.000 kr. - Videresendt provstiets anbefaling til Ribe Stift af de 3 projekters godkendelse. Det 4. projekt, der er fremsendt, hedder "Tilbud på deling af Cornet 5 kor". Dette projekt er en blanding af renovering/genanvendelse og noget nyt. Der er ikke samme tidspres på dette projekt, som for de øvrige 3. Projektudgiften er på 557.237, 25 kr. Det er oplyst, at projektet vil kunne delvis finansieres af det tilbageværende ikke disponerede restbeløbet fra kloaksepareringen - restbeløbet er annonceret som ønske ved budgetlægningen 2021. Til udvalgets orientering vedlægges beslutning om orgelprojekter fra Treenighedskirken og fra Guldager Kirke, hvor provstiudvalget ikke indgik i finansiering af hele den ønskede orgeludviddelsesdel af projekterne. Det indstilles til Provstiudvalget, - at den administrative håndtering af de første 3 orgelprojekter tages til efterretning, - at det 4. projekt drøftes. Sager: Orgel i Grundtvigskirken Esbjerg ombygning - Grundtvigs sogns menighedsråd - Skads provsti (2020 - 2026) Orgel i Grundtvigskirken Esbjerg ombygning - Grundtvigs sogns menighedsråd - Skads provsti (2020 - 2026) Bilag: Orgelprojekt - Grundtvigskirken. Sagen afventer Menighedsrådets behandling., Orgeludtalelse fra Torben Krebs 17 01 2020, Orgeltilbud 29 01 2020, Picture (Device Independent Bitmap), Pu orgelsager Treenighedskirken og Guldager, PU -Orgelsager Treenighed og Guldager | Indstillingen tiltrådt. Provstiudvalget tilkendegiver, at man ikke vil ligningsfinansiere 4. projekt, som indeholder en udvidelse af orglet. Menighedsrådet har mulighed for selv at fremskaffe den nødvendige finansiering, f.eks. via ansøgninger til fonde mv. |
| 7 - Ansøgning om godkendelse af udvendig belysning af Guldager Kirke Guldager menighedsråd ansøger om tilladelse til at installere udvendig belysning på Guldager Kirkegård. Finansieringen af installationen er finansieret ved tilsagn om gave. Det indstilles til Provstiudvalget, at der gives tilladelse til installationen. | Erik Nielsen erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. |
| 8 - Efterretningssag: Guldager menighedsråd - tilladelse til nedrivning af nuværende skimmelsvampramt præstegård og opførelse af ny Begrundet i det akut og hastende behov for afklaring i denne sag, er der ved høring blandt Provstiudvalgsmedlemmerne udtrykt fuld tilslutning til at imødekomme Menighedsrådets ansøgning, og der er meddelt tilladelse til det ansøgte. Til orientering kan det oplyses, at der arbejdes med forberedelse af nedrivning, som vil kunne indebære behov for ansøgning om 5% midler og i budgetlægningen 2021 formodentligt vil indgå ønske om midler til opførelse af ny præstegård i Guldager. Det indstilles til Provstiudvalget, at sagen tages til efterretning. | Erik Nielsen erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. |
| 9 - Genforeningen 2020 - finansiering ved forsøg på gennemførelse i 2021 Der forespørges fra Domprovsten, om Provstiudvalgets tilsagn om medfinansiering ved det aflyste arrangement i 2020 - begrundet i Coronasituationen i maj - i stedet vil kunne anvendes til formålet i 2021. Det indstilles til Provstiudvalget at der gives tilsagn om det ansøgte. | Indstillingen tiltrådt. |
| 10 - Provstesyn 2020 - emner Oversigt vedlagt. Sager: Provstesyn Skads provsti 2020 (2020 - 8169) Bilag: Provstesyn 2020 - emner, Provstesyn 2020 - emner | |
| 11 - Oprettelse af et udvalg, der skal arbejde med gaveregulativ. Medlemmer fra Ribe Domprovstis provstiudvalg Domprovstiets Provstiudvalg har meddelt 2 medlemmer til et fælles udvalg for at udarbejde med et fælles gaveregulativ. Det indstilles til Provstiudvalget, at Provstiudvalget udpeger 2 medlemmer til at indgå i det fælles udvalg, der uarbejder forslag til fælles gaveregulativ. | I udvalget deltager fra Skads provsti provstiudvalgsmedlemmerne Poul Erik Kammersgaard og Johannes Jakobsen Sidelmann. |
| 12 - Vedtægt til godkendelse - Hjerting Kirkegård - Hjerting Menighedsråd - 2020 Vedlagte kirkegårdsvedtægt er udarbejdet med udgangspunkt i standardvedtægt, og der strammet op på ordensbestemmelse. Det indstilles til provstiudvalget, at vedtægten godkendes. Sager: Kirkegårdsvedtægt, Hjerting Kirkegård (2020 - 17619) Bilag: Vedtægt til godkendelse - Hjerting Kirkegård - Hjerting Menighedsråd - 2020, 20200609150447003 | Kræn erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. |
| 13 - Kvaglund Kulturhus under overvejelse - der holdes møde mellem projektets styregruppe og Esbjerg Kommunes Kultur- og Fritidsudvalg d. 16. juni, fra kl. 14 Ved sidste PU drøftelse af et eventuelt samarbejde, stilledes spørgsmålet om kommunens bygning er grundlæggende værd at renovere på. Et svar herpå er vedlagt. Der pågår en række forberedelsesmøder ved styregruppen for det eventuelle fælles projekt. Der arbejdes i projektet frem mod en endelig tilbagemelding i september måned på, om økonomi kan være til rådighed for fælles projekt med Esbjerg kommune. Der vedlægges aktuel avisartikel om projektet. Sager: Samarbejde omkring den kulturelle og sociale indsats i Kvaglund - Skads provsti (2019 - 30584) Samarbejde omkring den kulturelle og sociale indsats i Kvaglund - Skads provsti (2019 - 30584) | Kræn orienterede om netop afholdt møde. Provstiudvalget tog orienteringen til efterretning. |
| 14 - Eventuel fortsættelse af abonnement på "Kirke.dk" Det indstilles drøftet, om Skads Provstiudvalg skal fortsætte med at abonnement på Kirke.dk | Provstiets abonnementet afsluttes efter den nuværende prøveperiode. |
| 15 - Fælles annoncering om tid og sted for Menighedsrådets MENIGHEDSmøde fælles tidspunkt 18. august 2020. Det er fortsat planen, at Skads Provsti fællesannoncerer om menighedsmøder i forbindelse med menighedsrådsvalg. | Indstillingen tiltrådt. |
| 16 - Anvendelse af ligningsmidler til ny fordør i sognehuset, Treenighedskirken. Treenighedskirkens regnskab 2019 udviser en henlæggelse på ca. 150.000 kr., jf. brevet fra Menighedsrådet til feriemidler, som netto er hensat til fremtidig betaling i 2021. Der er også i budgetlægningen 2020 prioriteret ligningsmidler til betaling af feriemidler. Der er behov for udskiftning af sognedør (yderdør) i sognehuset til i alt forventet 200.000 kr. Finansieringen af det samlede beløb foreslås sammensat af de ca. 150.000 kr., som vil optræde på grund af finansieringen allerede fra regnskab 2019 samt de resterende i from af egne driftsmidler. Det indstilles til Provstiudvalget, at den skitserede finansiering godkendes. Sager: Anvendelse af ligningsmidler til ny fordør i sognehuset ved Treenigehdskirken (2020 - 18207) Bilag: Midler til ny fordør, Overslag hovedindgang - Skitseforslag - 2019.12.16, 2020 06 15 Skads Provsti Indgangsparti, Picture (Device Independent Bitmap) | Peter Hundebøll erklærede sig inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Lovligheden af det ønskede, søges afklaret med revisionen. |
| 17 - Nyt køleanlæg kapel på Fanø - meddelt tilladelse Der er administrativt i Coronaperioden meddelt tilladelse til, at Køleanlæg til Fanø kan anskaffes - Fanøs Menighedsråd overvejer eventuel ansøgning om finansiering. Det kan oplyses, at beholdningen på 5% midler på konti vedr. Fanøs ligning udgør ca. 64.500 kr. Sager: Nyt køleanlæg - Fanø Menighedsråd - Skads Provsti (2020 - 9477) Bilag: Re Nyt køleanlæg | |
| 18 - Orientering om afslutning af anlægsarbejde 2019, Sædden og nyt køkken i præstebolig, Ådalshaven i Sædden - restbeløb til frie midler. | |
| 19 - Orientering om meddelt tilladelse til Igangsætning af projekt have ved præstebolig Spangsbjerggade 47 - Zions - menighedsråd | |
| 2020 - 7484 - Skads Provsti – Møder 16-06-2020, 15:30 |
Skads Provsti, Skovvej 2, 6700 Esbjerg , Tlf: 51 72 12 92, Email: skads.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21283843 - EAN nr.: 5798000857926
CVR nr.: 21283843 - EAN nr.: 5798000857926